Varför ska just ditt företag gå över till att använda Odoo? Vilka fördelar finns, och hur skiljer sig Odoo från andra liknande system?
Varför Odoo?
Fredrik Arvas har arbetat med Vertel i ett antal år, och har bland annat suttit hos kunder som Arbetsförmedlingen i Stockholm och varit med som projektledare och byggstensspecialist och implementerat Odoo hos dem.
De fördelar som han ser med Odoo jämfört med många av konkurrenterna är att Odoo tar hand om allt. Odoo är ett system för hela företaget, inte bara ett affärssystem, eller ett CRM-system eller något annat. Odoo gör det möjligt att samla hela kontakten med kunderna, säger Fredrik.
”Odoo är ett system för hela företaget, inte bara ett affärssystem, eller ett CRM-system eller något annat. Odoo gör det möjligt att samla hela kontakten med kunderna.”
Informationen och funktionerna finns samlade på samma plattform, vilket minskar dubbellagring av uppgifter och ger en mycket bättre översikt. Eftersom alla funktioner finns inom samma system behövs det inte någon integration, även om Odoo självklart har möjligheter för systemintegration. Dessutom går Odoo att anpassa efter vad som behövs, det finns en stor mängd redan utvecklade moduler att tillgå, och Vertel har lång erfarenhet av att utveckla nya funktioner när behovet uppstår. Därför blir den skräddarsydd efter den specifika kunden med potentialen att utvecklas om behoven förändras.
Ett företag har relationer med sina kunder och potentiella kunder, och de relationerna och kommunikationen med dem ser annorlunda ut under hela den relationens livstid. Eftersom Odoo kan hantera all sorts kommunikation, allt från offertförfrågningar till nyhetsbrev och kunddatabaser i samma system, går det enkelt att följa allt som berör kunden och ge dem en heltäckande service. Eftersom allt finns samlat i systemet är det heller inte bundet till en viss kontaktperson på företaget, utan alla anställda har möjligheten att vid behov sätta sig in i kommunikationen med en viss kund.
Att komma igång
Det finns två typiska vägar in att börja med Odoo enligt Fredrik Arvas, bokföring eller CRM. Om man är missnöjd med sin nuvarande bokföringslösning, eller har ett behov av en bättre, så är det bra att börja med bokföringen.
Till skillnad mot i vanliga bokföringssystem där det är den som jobbar med bokföringen som skriver bokföringsunderlagen, så är det Odoo som skriver bokföringsunderlagen direkt, baserat på de uppgifter som läggs in. Bokföraren får läsa bokföring, istället för att själv lägga in den manuellt, berättar Fredrik, och säger att det blir en annorlunda men intressant roll för den ansvarige.
Ett annat sätt att komma igång med Odoo är att börja med kundstocken och CRM, som sin kundkommunikation, säljsamtal och sin offertprocess, och tillverkning om det är relevant. Fredrik säger att om man inte har ett direkt behov av ny bokföringshantering, är kunderna den del som han rekommenderar att börja med.
En fördel är att det är Fri programvara
En av styrkorna med Odoo som Fredrik trycker på är att det är Fri programvara. Att vara fri att göra ändringar när man själv vill, och inte styras av leverantören och när de väljer att göra ändringar.
Det blir inte dyrare att göra mer, en av många fördelar med att det är licensfritt. I projekt som det hos Arbetsförmedlingen så gynnas dessutom alla av pengarna som spenderas, och en myndighets projekt kan återanvändas för andra, som hos Skogsstyrelsen som Vertel just nu också arbetar med.
En nackdel med fri programvara är enligt Fredrik att det är lätt att vilja börja med mer än vad som behövs. Eftersom Odoo och modulerna är gratis kan ambitionen för projektet snabbt växa, men Fredrik uppmanar till att börja med ett lagom stort projekt, för att sedan lägga till fler delar om de behövs i framtiden. "Det är väldigt lätt att gå vilse i alla moduler man kan ladda ner. Eftersom det är gratis så vill man göra allt på en gång", säger Fredrik Arvas. Odoo är anpassningsbart, och alla funktioner måste inte finnas med från början.
"Odoo är anpassningsbart, och alla funktioner måste inte finnas med från början."
Man ska fråga sig ”Vad är det jag vill uppnå?" De cirka trettio tusen moduler som finns i Odoo, de allra flesta utan kostnad, kan göra det svårt att avgöra vad som är en rimlig början.
Fredrik rekommenderar därför att ha en testserver och testa sig fram för att hitta den lösning som känns bäst. Det är viktigt att börja med ett lagom stort projekt för att kunna komma igång fort och få en kärna att jobba utifrån. När kärnan är satt går det bra att fortsätta och bygga vidare.
Det blir alltså inte dyrare om man gör mer, och det går bra att börja i en ände för att sedan utöka. En annan fördel med Odoo är att det går att anpassa efter storleken på företaget, och är ett bra verktyg för allt från små firmor till stora myndigheter.
Du kan lyssna på Fredrik berätta om Odoo och hans uppdrag i hans avsnitt av Vertelpodden.